Apps

In mijn boek GRIP doe ik je kort een aantal suggesties voor apps die je kunnen helpen slimmer te werken. Maar er zijn er nog ongelofelijk veel meer, en het boek biedt niet de ruimte de verschillende opties goed uit de doeken te doen.

Bovendien verandert de selectie razendsnel. Daarom heb ik op deze pagina de beste apps gegroepeerd en licht ik kort de voor- en nadelen aan je toe. Per categorie deel ik ook mijn persoonlijke voorkeur met je.

• Agenda’s
• Takenlijsten
• E-mail
• Notities
• Schrijven
• Lezen
• Focus
• Habits
• Wachtwoordmanager
• Overig

Agenda’s

Het startpunt voor een overzichtelijke werkweek.

Mijn suggestie: ik raad je aan om Google Calendar te gebruiken. Het is gratis, en heeft een prettige webinterface. Je kunt in honderden apps inloggen met je Google-account zodat je niet vastzit aan de apps van Google voor je agenda.

• Google Calendar – De agenda van Google (gratis).
• Microsoft Outlook – E-mail en agenda van Microsoft (gratis).
• Fantastical – Een app voor Mac en iPhone die verbindt met de agenda die je al gebruikt (iCloud, Google, Exchange, Office 365) en allerlei slimme dingen toevoegt aan je agenda. Zo bevat het allerlei functies die het gemakkelijk maken om met verschillende tijdszones te werken (€54,99 voor Mac, €5,49 voor iPhone en Apple Watch en €10,99 voor iPad).
• Calendly – Geef de mensen met wie je wil afspreken je persoonlijke link en ze plannen zelf eenvoudig tijd in je agenda. Geen gedoe meer om een geschikt moment te vinden (gratis, Premium/Pro voor extra functies vanaf $8 per maand).

Takenlijsten

Een takenlijst is essentieel om het maximale uit je hersenen te halen. Gebruik je hoofd niet meer als harde schijf, maar sla alles op in een takenlijst zodat je je hersenen kunt gebruiken voor het werk dat voor je ligt.

Mijn suggestie: ik raad je aan Things te proberen. Geen Mac? Probeer dan Todoist.

• Things – Een zeer mooi vormgegeven app, voor je Mac en je iPhone of iPad. Zorgt voor prettig overzicht over al je taken en projecten ($49.99 voor Mac, $9.99 voor iPhone, $19.99 voor iPad).
• OmniFocus – Ik gebruik zelf al jaren OmniFocus, vanwege de flexibiliteit. Letterlijk alles is instelbaar. Dat maakt het pakket voor de beginner wat onoverzichtelijk ($39.99 voor Mac, $39.99 voor iPhone en iPad).
• Todoist – Een prettige en overzichtelijke taskmanager, met prima apps voor je smartphone (gratis, betaald voor meer functionaliteit).
• TickTick – Een zeer fijn vormgegeven taskmanager. Net als Todoist is TickTick te gebruiken op zowel Mac als Windows (deze laatste alleen in Premium overigens), en op alle gangbare smartphones (gratis, premium abonnement kost $27.99 per jaar voor meer functionaliteit).
• To-Do van Microsoft – Microsoft introduceerde To-Do nadat ze Wunderlist overnamen (zie hieronder). To-Do is een basic takenlijst app van Microsoft (gratis).
• Remember The Milk – Mooie en overzichtelijke taskmanager. Een van de unieke features van RTM is de mogelijkheid tot subtaken, zonder dat je moet werken met losse projecten. Uitgebreide ondersteuning voor verschillende platformen (gratis, premium met meer functionaliteit kost $39.99 per jaar).

E-mail

Ik raad je aan om Gmail te gebruiken. Ik combineer het met de prioriteitsinbox (ik leg onderaan deze nieuwsbrief uit hoe dat werkt), waarmee Gmail een zeer krachtige tool is om gemakkelijk grote hoeveelheden e-mail te verwerken. Bovendien is er geen zoekmachine zo krachtig als die van Google.

• Gmail – Een razendsnelle e-maildienst van Google (gratis).
• Boomerang voor Gmail – Een plugin voor Gmail om herinneringen te ontvangen voor e-mails als ze niet beantwoord worden, die je e-mails op een later tijdstip kan versturen en je e-mails kan ‘snoozen’ (gratis bij licht gebruik, vanaf $4.99 per maand).
• Microsoft Outlook – E-mail en agenda van Microsoft (gratis).
• Inbox When Ready – Een alternatief voor Boomerang. Kan je inbox verbergen en heeft nog een aantal andere features (gratis met reclame, $4 per maand zonder).
• Mimestream – Een snelle en gestroomlijnde native client voor Mac, die werkt met Gmail-accounts (gratis).
• Spark – Een gelikt alternatief voor de standaard Mail app op je Mac. Ondersteunt een hele rits aan e-mailproviders (gratis, betaalde versie voor meer opslagruimte en uitgebreide samenwerking met teams).
• Snailbox – Stel een schema in om emails op gezette tijden in je inbox te laten landen. ($5 per maand per account).

Notities

• Roam Research – Roam introduceerde een compleet nieuwe manier van notities maken. In plaats van een collectie losse aantekeningen verzamel je in Roam gedachten als een netwerk. Uitleggen is best lastig, maar denk aan een soort Wikipedia, waarbij je zonder moeite verbanden tussen je aantekeningen legt ($15 per maand, korting bij jaarabonnement).
• Evernote – Wat ooit een degelijke app was voor notities is op dit moment helaas een lompe en trage tool geworden. Het werkt met allerlei soorten notities. Evernote ondersteunt het schrijven in notities met je Apple Pencil, en staat je ook toe die handgeschreven notities te doorzoeken (gratis, €6,99 voor als je Evernote op meer dan twee apparaten wilt gebruiken).
• OneNote – Notitieapp van Microsoft (inbegrepen bij Office 365, vanaf €69 per jaar).
• Bear – Zeer mooi vormgegeven notitieapp voor Mac, iPhone en iPad. Heeft beperkte mogelijkheden voor opmaak, maar werkt wel prettig doordat je je notities in markdown schrijft (gratis, $1.49 per maand als je wilt synchroniseren tussen je apps op Mac, iPhone of iPad).
• Agenda – Deze app heeft een interessante nieuwe benadering van notities maken: ze zijn gekoppeld aan afspraken in je agenda. Zo heb je altijd de aantekeningen die horen bij je huidige afspraak bij de hand (gratis, extra functies via Premium voor €19,99 eenmalig).
• MindNode – MindNode is een briljante en ongelofelijk mooi vormgegeven app om snel mindmaps te maken. Ik gebruik MindNode in mijn jaar- en kwartaalbrainstorms en ben groot fan. Het is wel vrij prijzig, maar het geld meer dan waard (€43,99 voor Mac, €16,99 voor iPhone en iPad).
• Notion – Als Wikipedia en Evernote een knap kind zouden krijgen heb je het over Notion. Een zeer fraai vormgegeven systeem om notities in op te slaan. Je maakt eenvoudig links tussen de verschillende artikelen (gratis, extra opslag en functies vanaf $4 per maand).
• Workflowy – Een kruising tussen Notion en MindNode. Workflowy is een eenvoudige en krachtige tool om snel je projecten en taken te ordenen. Je maakt eenvoudig lijstjes, waar je vervolgens in kunt duiken om ze verder uit te splitsen (gratis).

Schrijven

• Ulysses – Geweldige app om in te schrijven. Ik gebruik Ulysses voor het schrijven van langere teksten en mijn nieuwsbrief. Prettig is de manier van organiseren van je documenten (€5,99 per maand of €39,99 per jaar).
• iA Writer – Net als Ulysses een zeer fijne app om in te schrijven. iA Writer heeft een prettigere schrijfervaring, maar minder prettige organisatie van documenten dan Ulysses (€32,99 voor Mac, €9,99 voor iPhone en iPad).
• Paper – De diagrammen in mijn boek en voor mijn nieuwsbrief teken ik in deze gratis app, op mijn iPad. Kan niet meer zonder (gratis, €9,99 voor extra functionaliteit).

Lezen

• Reeder 5 – Een fantastische RSS lezer voor Mac, iPhone en iPad ($9,99 voor Mac, $4,99 voor iPhone en iPad).

Focus

• Focusmate – Een app die je verbindt met een volslagen onbekende ergens op de wereld, voor 50 minuten. Je deelt beide waar je aan werkt en door de open videoverbinding forceer je elkaar om met focus aan de slag te gaan en blijven. Geweldige tool (gratis voor 3 sessies per week).
• Focus – Een app die je helpt om je te focussen door bepaalde websites te blokkeren (gratis proefperiode, vanaf $19 eenmalig).
• Noizio – Deze app (macOS en iOS) kan je helpen concentreren door geluid. Je kiest je eigen combinatie van achtergrondgeluiden (gratis, verschillende in app aankopen voor extra geluiden).

Habits

Habit-trackers helpen je gewoonten aan- of af te leren.

• Streaks – Deze app helpt me om nieuwe gewoonten aan of juist af te leren ($4.99).
• Habitify – Cross platform habit tracker (Gratis voor maximaal 3 gewoontes, €2,42 per maand voor onbeperkt gebruik).

Wachtwoordmanager

Essentiele tool. Ik gebruik 1Password met een familie-account, en daardoor delen Joàn en ik ook heel gemakkelijk wachtwoorden voor diensten die we beiden gebruiken.

• 1Password – 1Password is een wachtwoordmanager. Vergeet nooit meer de toegang tot de apps en websites die je gebruikt, deel eenvoudig en veilig wachtwoorden met anderen en, meest belangrijk, gebruik veiligere en lange wachtwoorden ($2.99 per maand en per persoon, $4.99 voor een familie-account).

Overig

• Noto – Heel veel mensen gebruiken hun e-mail om snel wat gedachten naar zichzelf te mailen. Noto kan precies dat: snel een notitie naar een ingesteld e-mailadres naar keuze versturen. Ik gebruik Noto, gekoppeld met het e-mailadres waarmee ik taken kan toevoegen aan mijn OmniFocus inbox (gratis, $1.99 voor een paar extra functies).
• TripMode – Wil je langer genieten van je databundel? TripMode schakelt internettoegang op app-niveau uit op basis van het netwerk waar je mee verbonden bent. Ik gebruik het om, als ik internet gebruik via mijn iPhone, data te besparen. TripMode werkt ook fantastisch als je een trage verbinding gebruikt, en je alleen essentiele programma’s verbinding wilt laten maken met internet (€7,99).
• Lungo – Een kleine app die voorkomt dat je Mac in slaapstand schiet. Handig als je presentaties geeft, of je Mac in afspraken gebruikt ($2.99).
• Next Meeting – Een simpele tool die op je Mac, in je menubalk, je eerstvolgende afspraak toont (gratis).